Основные функции нового сервиса включают:
- формирование пакета служебных записок и отчетов по визиту;
- согласование визита ответственными подразделениями;
- динамические маршруты согласований;
- формирование отчетов для МВД РФ;
- уведомления в Telegram о необходимости согласования на каждом этапе процесса.
– Система построена на новой двумерной модели бизнес-процессов в 1С-Битрикс24. В модели основной бизнес-процесс включает совокупность смарт-процессов по формированию и согласованию отдельных служебных записок, что обеспечивает требуемую гибкость, позволяя отдельным подразделениям согласовывать документы по параллельным маршрутам, – сообщил директор Центра компетенций по корпоративным информационным системам ТГУ Вадим Жамнов.
Преимущества нового сервиса:
- Оптимизация времени – значительно сокращается время на обработку заявок и согласование, что позволяет быстрее реагировать на визиты иностранных делегаций.
- Снижение количества ошибок – благодаря автоматической генерации служебных записок и электронного процесса согласования уменьшается риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Полный контроль – каждый этап визита находится под контролем сотрудников в режиме канбана, что обеспечивает четкость и прозрачность процесса.
- Интеграция с внешними системами – автоматическая выгрузка отчетов для МВД РФ, а также возможность интеграции с другими сервисами для уведомлений через Telegram и e-mail, что делает процесс еще более эффективным.
- Электронное взаимодействие – больше не нужно оформлять и подписывать бумажные документы, все делается в электронном виде, включая согласование и подачу отчетов.
– Новый сервис значительно упростил работу управления международных связей. Мы можем в любой момент отслеживать процесс согласования. Это важный шаг вперед в нашей работе с международными партнерами, – прокомментировала начальник управления международных связей ТГУ Светлана Рыбушкина.
В Центре планируется дальнейшее развитие модуля визитов иностранных граждан, включая интеграцию с аналитическими системами и расширение функционала для других категорий визитов и делегаций. Для доступа к сервису сотрудникам университета необходимо перейти по ссылке https://bitrix24.tsu.ru/vizit/.
С вопросами можно обратиться в техническую поддержку по телефону 78-56-56 или на почту bitrix24@mail.tsu.ru.